Gültig ab: 1.3.2008; gez. Oberste Leitung der CERTQUA GmbH

• Anmeldung und Auditvorbereitung
• Vorprüfung der QM-Dokumentation (optional)
• Prüfung der QM-Dokumentation / Antrags auf Trägerzulassung
• Voraudit (optional)
• Zertifizierungsaudit (Auditteil 1 und 2)
• Erteilung, Registrierung, Überwachung des Zertifikates
• Durchführung von Überwachungsaudits im 2. und 3. Jahr
• Durchführung des Rezertifizierungsaudits und erneute Erteilung des Zertifikates  

Zwischen den Parteien wird i.d.R. ein Gesamtvertrag über die zu erbringenden Leistungen geschlossen. Der Abschluss von Teilverträgen ist möglich.

2 Auditierung und Zertifizierung

2.1 Auditvorbereitung

Die CERTQUA GmbH stellt dem Kunden Informationsmaterial zur Verfügung. Sie bietet ferner ein Informationsgespräch an. Die CERTQUA GmbH erstellt ein Angebot zur Zertifizierung / Zulassung. Nach Vertragsabschluss werden dem Kunden Antragsunterlagen, Checklisten zur Auditdurchführung und sonstige Auditdokumente zur Verfügung gestellt.

2.2 Prüfung QM-Dokumentation / Antrag auf Trägerzulassung

Nach Eingang der QM-Dokumentation / des Trägerantrags wählt die CERTQUA GmbH einen geeigneten Auditor oder ein geeignetes Auditteam aus. Der Kunde kann den Auditor oder das Auditteam ohne Angabe von Gründen ablehnen. Der Auditor wird dann ersetzt.

Im Fall einer externen Prüfung werden die Unterlagen von der CERTQUA GmbH an den jeweiligen Auditor weitergeleitet. Über die Beurteilung der QM-Dokumentation erhält der Kunde von der CERTQUA GmbH einen Ergebnisbericht. Bezüglich der Antragsprüfung nach AZWV informiert der Auditor den Kunden schriftlich über das Prüfergebnis.

Lässt das Prüfergebnis die Auditierung vor Ort zu, beauftragt die CERTQUA GmbH die benannten Auditoren mit der konkreten Auditplanung (Termine, Abläufe, Standorte, Gesprächspartner etc.). Erfüllt die Dokumentation nicht die Anforderungen, sind zunächst die festgestellten Abweichungen zu beseitigen.

Bei Unternehmen mit geringer Komplexität kann die Dokumentationsprüfung als Auditteil 1 in die Auditplanung integriert werden. Hierüber entscheidet die CERTQUA GmbH. Erfüllt die Dokumentation nicht die Anforderungen, sind zunächst die festgestellten Abweichungen zu beheben, bevor das Audit fortgesetzt werden kann.

Optional kann ein Voraudit durchgeführt werden. Der Kunde erhält einen Bericht über das Voraudit. Die Möglichkeit der Durchführung eines Voraudits besteht bei jedem Anbieter jeweils einmal. Die Kosten für das Voraudit richten sich nach dem erforderlichen Aufwand.

2.3 Audit beim Kunden

Nach der Prüfung der QM-Dokumentation wird das Auditprogramm vor Ort geplant. Es wird festgelegt, welche Themen an welchen Arbeitsplätzen in Gegenwart welcher Begleiter zu welchen Zeiten von welchen Auditoren überprüft werden sollen. Das Ergebnis ist der von beiden Seiten vereinbarte Auditplan. Die Festlegung der Auditsprache ist ggf. ebenfalls Bestandteil des Auditplanes.

Wurde ein Voraudit durchgeführt, muss zwischen dem Voraudit und dem Zertifizierungsaudit ein angemessener Zeitraum, mindestens jedoch 10 Werktage, für eine umfassende Auditplanung eingehalten werden, damit die Ergebnisse des Voraudits bei der Durchführung des Zertifizierungsaudits berücksichtigt werden können. Die endgültige Terminabstimmung für das Zertifizierungsaudit kann somit erst nach Vorliegen der Ergebnisse des Voraudits erfolgen.

Das Interview mit der Geschäftsführung (Auditteil 1) ist grundsätzlich zu Beginn des Audits zu führen. Hiernach entscheidet der Auditor über die Zertifizierungsfähigkeit der Einrichtung. Kann die Zertifizierungsfähigkeit bestätigt werden, folgt der Auditteil 2. Kann die Zertifizierungsfähigkeit nicht bestätigt werden, muss das Audit abgebrochen werden. Der Auditor hält die festgestellten Abweichungen schriftlich fest und händigt sie dem Kunden aus. Die genannten Abweichungen müssen behoben werden, bevor das Audit fortgesetzt werden kann.

Im Auditteil 2 werden die Auditgespräche mit den Mitarbeitern der Einrichtung gemäß des Auditplans geführt. Die Auditoren suchen an den Arbeitsplätzen vor Ort nach Belegen für die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems, befragen dazu die Mitarbeiter und protokollieren die objektiven Nachweise in ihren Auditdokumenten. Als objektive Nachweise gelten alle Belege, die nachvollziehen lassen, dass die im QM-Handbuch festgelegten Verfahren tatsächlich so ausgeführt werden.

Nichtkonformitäten halten die Auditoren in gesonderten Auditabweichungsberichten fest, die vom Auditbegleiter des Kunden (i.d.R. der QM-Beauftragte) gegengezeichnet werden.

Die Auditoren fertigen einen Auditbericht an und übermitteln diesen, zusammen mit den kompletten Auditunterlagen unverzüglich an die CERTQUA GmbH. Diese leitet den vollständigen Auditbericht an den Kunden weiter.

2.4 Zertifikatserteilung

Bei einem positiven Auditergebnis leitet die CERTQUA GmbH Auditbericht und Auditunterlagen an den Zertifizierungsausschuss zur Entscheidung über die Erteilung des Zertifikats weiter.

Wurden hingegen während des Zertifizierungsaudits Abweichungen festgestellt, sind diese in Abstimmung mit dem leitenden Auditor zu bereinigen und schriftlich nachzuweisen. Der Auditor leitet die Information über behobene Abweichungen an die CERTQUA GmbH weiter.

Ggf. ist ein Nachaudit erforderlich. Die Möglichkeit eines Nachaudits besteht jeweils einmal - frühestens 3 Monate nach dem Stattfinden des Zertifizierungsaudits.

Das CERTQUA-Zertifikat ist ab dem Datum seiner Erteilung drei Jahre gültig, wenn die Ergebnisse der jährlich einmal durchzuführenden Überwachungsaudits keine gravierenden Abweichungen zeigen.

2.5 Überwachungsaudits

Bei Überwachungsaudits werden z. B. die Durchführung der geplanten internen Audits und Management-Reviews, die Durchführung erforderlicher Korrekturmaßnahmen, Änderungen des Qualitätsmanagementsystems, Aufzeichnungen über Beanstandungen und Korrekturmaßnahmen überprüft.

Die CERTQUA GmbH erfasst die Ergebnisse von Überwachungsaudits anhand der entsprechenden Auditberichte und stellt damit sicher, dass sich die Überwachung des QM-Systems des zertifizierten Anbieters über mehrere Jahre eindeutig nachvollziehen lässt.

Das Überwachungsaudit wird von einem leitenden Auditor, ggf. mit Unterstützung eines Co-Auditors, durchgeführt. Basis für den Umfang des Auditteams sind die Richtwerte bei der Ermittlung von Zertifizierungsaufwänden. Der Audittermin wird mit dem Anbieter vorher abgestimmt. Er erhält über das Überwachungsaudit einen Bericht.

Die Koordinierung der Überwachungsaudits erfolgt ausschließlich durch die CERTQUA GmbH. Die organisatorische Planung der Überwachungsaudits ist Aufgabe der von der CERTQUA GmbH jeweils verpflichteten Auditoren bzw. der CERTQUA GmbH selbst.

Überwachungsaudits müssen mindestens einmal jährlich durchgeführt werden. Das Datum des ersten Überwachungsaudits, das der Erstzertifizierung folgt, darf nicht mehr als 12 Monate nach dem letzten Tag des Zertifizierungsaudits liegen. Der Grund für die notwendige Verschiebung ist vom Kunden schriftlich der CERTQUA GmbH mitzuteilen. Bei Abweichungen, die den genannten Zeitbereich überschreiten, muss die CERTQUA GmbH das weitere Vorgehen ggf. mit der TGA abstimmen.

2.6 Rezertifizierungsaudit

Für eine Verlängerung nach drei Jahren ist ein Rezertifizierungsaudit erforderlich. Hierfür wird die Wirksamkeit des gesamten Qualitätsmanagementsystems wiederum für alle QM-Bereiche überprüft. Die CERTQUA GmbH prüft, ob veränderte Bedingungen in der Organisation oder der QM-Dokumentation vorliegen, die eine erneute Prüfung der QM-Dokumentation erfordern.

2.7 Abrechnung des Zertifizierungsverfahrens

Auf der Basis der kontrahierten Leistungsstufen erfolgt die Rechnungsstellung.

3.1 Vertraulichkeit und Unparteilichkeit

Die CERTQUA GmbH verpflichtet sich, alle Kundeninformationen vertraulich zu behandeln. Haftung der CERTQUA GmbH gegenüber dem Auftraggeber oder Dritten ist nur soweit gegeben, wie das Gesetz diese im Falle des Vorsatzes oder grober Fahrlässigkeit vorschreibt. Weitergehende Ansprüche sind ausgeschlossen.

Die oberste Leitung der CERTQUA GmbH verpflichtet sich zur Unparteilichkeit. Die Unparteilichkeit der Zertifizierungsstelle wird über den Unparteilichkeitsausschuss der CERTQUA GmbH sichergestellt.

3.2 Aussetzung der Zertifizierung

Die CERTQUA GmbH ist berechtigt, die Zertifizierung für eine festgesetzte Zeitspanne auszusetzen. Voraussetzungen für eine Aussetzung der Zertifizierung können sein:

• Das Managementsystem erfüllt dauerhaft oder schwerwiegend nicht die Zertifizierungsanforderungen,
• es liegen schwerwiegender Abweichungen vor (Hauptabweichung A),
• Nichtbereinigung von Abweichungen innerhalb einer vereinbarten Frist. 

3.3 Ausstellung von Zertifikaten

Jeder Kunde erhält grundsätzlich ein A3-Zertifikat (Hauptzertifikat) und für jeden Standort ein sog. A4-Standortzertifikat. Für jedes weitere Zertifikat berechnet die CERTQUA GmbH zusätzlich Bearbeitungsgebühren in Höhe von 20,- € für das A4-Format bzw. 30,- € für das A3-Format + Versandkosten. Dies gilt auch bei einer erforderlichen Neuausstellung eines erteilten Zertifikates aufgrund geänderter Daten des Kunden. 

3.4 Entzug von Zertifikaten

Die CERTQUA GmbH ist berechtigt, das Zertifikat zu entziehen, wenn Probleme, die zur Aussetzung der Zertifizierung geführt haben in einem von der CERTQUA GmbH vorgegebenen Zeitraum nicht gelöst wurden, das Zertifikat missbräuchlich verwendet wird, die ursprüngliche Vertragsgrundlage nicht mehr gegeben ist (z.B. bei Geschäftsaufgabe des Anbieters) oder sich der Kunde trotz Mahnung im Zahlungsrückstand befindet.

Sofern Gründe bekannt werden, die eine nachträgliche Überprüfung erteilter Zulassungen notwen­dig machen, ist der Bildungsträger zur Mitwirkung, insbesondere bei der Sachverhalts­aufklärung, verpflichtet. Ergibt diese nachträgliche Überprüfung, dass eine weitere Zulassung gegenüber der Anerkennungsstelle der Bundesagentur für Arbeit nicht darstellbar ist, kann die Zulassung von der Fachkundigen Stelle im Rahmen der hierfür zur Verfügung stehenden recht­lichen Möglichkeiten zurückgenommen werden.

3.5 Aufzeichnungen und Verbleib der QM-Unterlagen

Die von den Auditoren erstellten Aufzeichnungen und Berichte verbleiben in der CERTQUA GmbH. Die CERTQUA GmbH führt ferner Aufzeichnungen über die Auditierung und Zertifizierung sowie die Überwachung der Qualitätsmanagementsysteme der auftraggebenden Anbieter. Die Aufbewahrungsfrist der bei der CERTQUA GmbH befindlichen Unterlagen über eine Zertifizierung beträgt sechs Jahre nach Abschluss der Erstzertifizierung. Abweichungen bedürfen der Genehmigung durch den Leiter der CERTQUA GmbH.

4 Rechte und Pflichten des Kunden 

Begutachter der Trägergemeinschaft für Akkreditierung GmbH (TGA) sowie der Anerkennungsstelle bei der Bundesagentur für Arbeit haben die Möglichkeit, im Rahmen der Durchführung von Witness-Audits den/die Auditoren bei der Durchführung der Audits vor Ort zu begleiten. Sie haben ferner die Möglichkeit, Einsicht in alle Unterlagen zu nehmen, die das Zertifizierungsverfahren einer Einrichtung betreffen. Die CERTQUA GmbH ist berechtigt Informationen die den Zertifizierungskunden betreffen, bei berechtigten Anfragen an die Akkreditierer weiterzugeben.

Der Kunde verpflichtet sich, der CERTQUA GmbH, nach erfolgter Zertifikatserteilung, alle wichtigen Änderungen seines QM-Systems mitzuteilen. Wichtige Änderungen sind. z.B.

• Änderungen bezüglich der Rechts- oder Organisationsform oder der Besitzverhältnisse,
• Änderungen bezüglich Organisation und Management (Veränderungen bei Schlüssel- oder Leitungsfunktionen, Entscheidungs- oder Fachpersonal),
• Anschriftenwechsel, Standortveränderungen,
• Erweiterung oder Reduzierung des Geltungsbereiches (Veränderungen im Tätigkeitsfeld der Organisation),
• wesentliche Veränderungen im Managementsystem und den Prozessen (z. B. Umstellung in der Form des Handbuches, etc.).

Er verpflichtet sich ferner, für die Auditoren eine aktuelle QM-Dokumentation vorrätig zu halten. Vor jedem Überwachungs- und Rezertifizierungsaudit stellt er die aktualisierte QM-Dokumentation zur Einsicht zur Verfügung, in der alle Änderungen gesondert aufgeführt und gekennzeichnet sind.

Die CERTQUA GmbH kann in begründeten Fällen (z. B. Beschwerden) kurzfristige Audits beim Zertifizierungskunden durchführen.

5.1 Zeichennutzer

Zeichennutzer sind diejenigen Kunden, deren Qualitätsmanagementsystem von CERTQUA GmbH zertifiziert oder die nach der Anerkennungs- und Zulassungsverordnung – Weiterbildung – AZWV zugelassen sind und deren Zertifikat zum Zeitpunkt der Verwendung Gültigkeit hat.

5.2 Recht für die Zeichennutzung

CERTQUA GmbH gestattet dem Zeichennutzer, nach erfolgreich abgeschlossener Zertifizierung das Zeichen zum Nachweis gegenüber Bestellern und Behörden, zu Werbezwecken, zum Nachweis der Sorgfaltspflicht bei Produkthaftungsfällen zu verwenden.

Die Verwendung des Zeichens ist auf juristische Personen beschränkt und darf nicht ohne ausdrückliche Genehmigung von CERTQUA GmbH auf Dritte oder Nachfolger übertragen werden. Das Zeichen darf nicht zur Kennzeichnung einzelner Produkte bzw. Dienstleistungen verwendet werden, es darf insbesondere nicht der Schluss zugelassen werden, dass sich das Zertifikat auf die angebotenen Produkte bzw. Dienstleistungen bezieht.

Für die Nutzung des Zeichens, insbesondere auch im Rahmen der Werbung, ist der Zeichenbenutzer der CERTQUA GmbH gegenüber verantwortlich. 

5.3 Form

Das Zeichen darf nur in der von der CERTQUA GmbH genehmigten Form, lesbar und deutlich sichtbar verwendet werden. Die jeweiligen Zeichen sind im KundenLogin abrufbar und dürfen ab dem Datum der Erteilung des Zertifikates verwendet werden. Für die einzelnen Zeichen gelten gesondert die jedem Zeichen beigefügten Nutzungshinweise in der jeweils gültigen Fassung.

5.4 Hinweis auf Zertifizierungsbereich

Falls die Zertifizierung nur für einen bestimmten Geltungsbereich des Anbieters durchgeführt wurde, darf das Zeichen nur mit Nennung des zertifizierten Geltungsbereiches verwendet werden, wie dieser auf der Zertifizierungsurkunde bezeichnet ist.

5.5 Aussetzung der Zertifizierung und Entzug von Zertifikaten

Wird die Zertifizierung ausgesetzt oder entzogen, verliert der Zeichennutzer das Recht auf Zeichennutzung. In solchen Fällen darf der Zeichennutzer noch vorhandene Unterlagen, Medien etc., die mit dem Zeichen versehen sind, noch höchstens einen Monat ab Rechtskraft der Aussetzung oder Entziehung der Zertifizierung benutzen. Nach Aussetzung oder Entzug der Zertifizierung erhält der Kunde eine schriftliche Information.

5.6 Ablauf des Zertifikates

Das Recht auf Zeichennutzung erlischt sowohl mit Ablauf des Gültigkeitsdatums der Zertifizierung als auch bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Zuwiderhandlung gegen die Bestimmungen dieser Vorgaben. Erlischt das Recht auf Zeichennutzung, so darf der Zeichennutzer noch vorhandene Unterlagen, Medien etc., die mit dem Zeichen versehen sind, noch höchstens einen Monat ab dem Datum des Erlöschens benutzen.

6.1 Einspruchsverfahren

Einsprüche sind bei der CERTQUA GmbH grundsätzlich schriftlich einzureichen. Der Einspruchsführer erhält über den Eingang des Einspruches eine schriftliche Bestätigung. Das Einreichen eines Einspruches bringt keine Benachteiligung des Beschwerdeführers mit sich, da mit dem Einspruchsverfahren grundsätzlich nur am Verfahren unbeteiligte Personen betraut werden (ggf. Schiedsausschuss). 

6.2 Einspruchsverfahren 

Die CERTQUA GmbH verpflichtet sich, allen Einsprüchen nachzugehen und Maßnahmen zur Lösung zu ergreifen. Der Einspruchsführer wird über den Fortschritt des Verfahrens kontinuierlich unterrichtet. 

6.3 Abschluss des Einspruch-Verfahrens

Über den Abschluss des Einspruch-Verfahrens und die getroffene Maßnahmen wird der Einspruchsführer schriftlich benachrichtigt.

7 Beschwerden

7.1 Beschwerdeeingang 

Beschwerden sind bei der CERTQUA GmbH grundsätzlich schriftlich einzureichen. Der Beschwerdeführer erhält über den Eingang des Einspruches eine schriftliche Bestätigung. 

7.2 Beschwerdeverfahren 

Die CERTQUA GmbH prüft, ob sich die Beschwerde auf eine Zertifizierungstätigkeit bezieht, für die die CERTQUA GmbH verantwortlich ist. Sie erfasst und verifiziert alle relevanten Informationen um die Beschwerde zu validieren. Hierzu wird die Beschwerde umgehend an den betreffenden zertifizierten Kunden weitergegeben. Auf Grundlage aller Informationen ergreift die CERTQUA GmbH entsprechende Maßnahmen und stellt sicher, dass diese vom betroffenen Zertifizierungskunden umgesetzt werden. 

7.3 Abschluss des Beschwerdeverfahrens 

Über den Abschluss des Beschwerdeverfahrens und die getroffenen Maßnahmen wird der Beschwerdeführer schriftlich benachrichtigt. Beschwerden werden in der CERTQUA GmbH dokumentiert. Beschwerde und Lösung werden ggf. in Absprache mit Kunden und Beschwerdeführer ganz oder teilweise öffentlich gemacht.

8 Gerichtsstand

Gerichtsstand ist Bonn.