In der heutigen schnelllebigen Zeit müssen sich Unternehmen mit ihren Strukturen und Strategien laufend an neue Rahmenbedingungen anpassen. So gibt es z.B. in der Konsumgüterindustrie Produkte, die an einem Tag Verkaufsschlager sind und schon am nächsten Tag ihr Dasein als Ladenhüter fristen. Auch in der Dienstleistungsbranche ist das Phänomen der schnellen Veränderlichkeit deutlich zu spüren: Trends kommen und gehen, Geschäftsmodelle werden kopiert, Teams werden ausgetauscht, Geschäftsführer wechseln. Es ist daher wichtig, dass sich Unternehmen auf solche Veränderungen einstellen und ein durchdachtes Change Management in die Organisationsführung implementieren. Nur so können neue Strategien, Systeme, Prozesse und Verhaltensweise zielführend eingeführt werden. Nicht zuletzt auch die Revision der ISO 9001:2015 hat jüngst den veränderten Anforderungen Rechnung getragen und sieht für ein professionell geführtes Qualitätsmanagementsystem im Falle des Falles die Umsetzung eines Change Managements vor. Doch worauf kommt es bei der Einführung eines Veränderungsmanagement an und wie sehen die Entwicklungsphasen aus?

Aus Betroffenen Beteiligte machen

In der Regel ist der Mensch ein „Gewohnheitstier“. Er steht Veränderungen skeptisch gegenüber, da sie Unsicherheit für die Zukunft bedeuten. Es ist daher wichtig, dass alle Betroffenen frühzeitig auf die anstehenden Umwälzungen durch umfassende Informationen oder ggf. Schulungsmaßnahmen vorbereitet werden. Je stärker die Sicherheit, desto größer ist die Bereitschaft zur Veränderung. Hilfreich ist es oftmals auch die Mitarbeiter einzubeziehen und sie zu befragen, wie sie sich die Zukunft des Unternehmens vorstellen. So können sie an den Veränderungsprozessen beteiligt werden und sind so motivierter Veränderungen anzugehen. Bei der Kommunikation mit den Mitarbeitern und bei der Durchführung der ersten Schritte des Change Managements können externe Berater, sogenannte Change Agents helfen. Jedoch werden heute die Fähigkeiten von Change Agents (Konfliktmanagement, Kommunikationstechniken und Projektmanagement) bereits von den regulären Führungskräften erwartet, so dass für die jeweilige Situation abgewogen werden kann, ob ein externer Berater hinzugezogen wird.

3 Phasen des Veränderungsprozesses

1.    Auftauphase (unfreezing)

In der ersten Phase rückt der Gedanke ins Bewusstsein, dass die Erwartungen nicht mehr der Realität entsprechen und dass eine Veränderung in Erwägung gezogen werden muss. Ziel der Phase ist es, die nach Veränderung strebenden Kräfte zu unterstützen und so ein Veränderungsbewusstsein zu erzeugen. Unfreezing steht dabei für das Auftauen des bestehenden Zustands.

2.    Bewegungsphase (moving)

In der zweiten Phase geraten die ersten Gedanken in Bewegung. Lösungen werden generiert, neue Verhaltensweisen getestet und das Problem in Teilprojekte aufgeteilt. Der bisherige Zustand wird verlassen und eine Bewegung zu einem neuen Gleichgewicht vollzogen.

3.    Einfrierphase (refreezing)

Das Ziel der dritten Phase ist das Festigen der gefundenen Problemlösungen und damit der Abschluss des Veränderungsprozesses. Der neue Gleichgewichtszustand muss stetig überwacht und vor der Macht der Gewohnheit geschützt werden.

 

Zusätzlich lassen sich die 3 Phasen um drei Lern- und Reflexionsstufen erweitern:

1.    Handeln:

Voraussetzung für ein Handeln ist ein Ziel. Dies könnte z.B. die Durchführung eines Projektes sein, die Zusammenlegung von Abteilungen etc. Nach den formulierten Teilzielen richtet sich dann das konkrete Handeln.

2.    Beobachten:

Um das Handeln zu verbessern, muss es beobachtet werden. Nur dadurch werden Unterschiede zwischen Soll und Ist deutlich. Daraus leiten sich nicht nur die Handlungsschritte ab, sondern auch die Veränderung der ggf. vorher geplanten Tätigkeiten.

3.    Reflektieren:

In der Phase der Reflektion soll die Beobachtung geprüft werden. Die Beobachtung sollte hier durch eine dritte Person mit einer eigenen Beobachtung abgeglichen werden. Darüber hinaus sollte stetig geprüft werden, ob das ursprüngliche Ziel noch gültig ist, oder ob eine inhaltliche Änderung des Ziels durch die erzeugten Informationen notwendig ist.

Change Management ist also immer auch ein Verbesserungsprozess und entspricht somit dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Qualitätsmanagement. Denn das Verbesserungsvermögen eines Unternehmens gehört immer zu einem der wichtigsten Erfolgsfaktoren.

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Change Management – Mit Veränderungen planvoll umgehen

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