Qualitätsmanagementsysteme werden häufig mit erheblichem Ressourceneinsatz eingeführt. Sie sollen als Führungsinstrumente dienen, um Prozesse zu standardisieren und zu stabilisieren und werden mithilfe von Dokumentationen den Mitarbeitern transparent und zugänglich gemacht. Zudem ist ein Qualitätsmanagementsystem ein Nachweis, dass die Organisation ihre Prozesse beherrscht und ermöglicht so eine Zertifizierung, z.B. nach ISO 9001. In der Praxis erfüllen Managementsysteme jedoch häufig nur die Funktion der Zertifizierbarkeit. Die Prozessdokumentation bildet zwar die Organisation ab, wird aber nicht gelebt. Sie wird weder als Informationsquelle noch als Dokumentationswerkzeug genutzt, das alle Mitarbeiter mitgestalten können. Häufig gelten die Office- oder MS-Visio-Dateien, abgelegt in unveränderlichen PDF-Dokumenten als starres System, das nur das damit beauftragte QM-Personal bearbeiten kann. Dadurch entstehen große Zeitverzögerungen in der Aktualisierung des Managementsystems und damit eine Differenz zwischen Abbildung und Realität. Eine Lösung kann eine Wiki-Technologie sein, ein offenes System, bei dem der Mitarbeiter und damit Träger des Prozesswissens direkt im System tätig werden kann und der/die QM-Beauftragte/r eine rein koordinierende und ggf. freigebende Funktion übernimmt. Doch was ist ein Wiki-System genau und wie lässt sich dieses für ein Managementsystem einführen und ausgestalten?

Was ist ein Wiki?

Ein Wiki ist ein Hypertext-System für Webseiten, deren Inhalte von den Nutzern nicht nur gelesen, sondern auch direkt online editiert werden können. Als prominentes Beispiel für eine Wiki-Lösung, auf der die Wiki-Technologie basiert, lässt sich sicherlich “Wikipedia” benennen. Das Online-Lexikon erfreut sich schon jahrelang großer Beliebtheit und wird von der Web-Community stetig weiterentwickelt. Die Möglichkeit des sofortigen Editierens bedeutet für ein Managementsystem z.B., dass jeder Mitarbeiter die Möglichkeit erhält, Inhalte einfach und direkt während seiner Arbeit zu ändern. Damit tragen sie zur Verbesserung der Wirksamkeit des Managementsystems bei und erhöhen die Effizienz aller Prozesse und der Dokumentationen.

Wie führe ich eine mit Wiki-Technologie unterstützte QM-Dokumentation ein?

1. Phase: Technische Voraussetzungen schaffen

In der ersten Phase werden die technischen Voraussetzungen des Wikis an die speziellen Anforderungen des Prozessmanagements und des Unternehmens angepasst. Diese umfassen z.B. die geeignete Gestaltung der Nutzeroberfläche mit Editor sowie die Gestaltung der Freigabestruktur. Anschließend wird die Unternehmensanpassung um die Gestaltung des Wikis im Corporate Design und der Anbindung an die vorhandene Infrastruktur ergänzt.

2. Phase: Organisatorische Fragen klären

In der zweiten Phase sollte die Wiki-Technologie mit allen Zuständigkeiten und Prozessen auch organisatorisch eingeführt und verankert werden. Der Qualitätsmanagementbeauftragte muss eine Struktur schaffen, mit der die Inhalte top-down gepflegt werden, z.B. aus Leitungskreissitzungen heraus.

3. Phase: Inhalte erstellen

Sind alle organisatorischen Fragen geklärt, folgt die inhaltliche Gestaltung des Wikis. Die Inhalte, also Prozesse und Arbeitsanweisungen sollten leicht verständlich und stichpunktartig eingestellt werden. Denn meist ist die Motivation in der Mitarbeiterschaft höher eine stichpunktartige Dokumentation zu ändern, als einen kompakten Fließtext zu redigieren. Für die Grundfüllung des Wikis bieten sich schon bestehende, dokumentierte QM-Systeme an. Zusätzlich können Inhalte aus Wissensdatenbanken, Excel-Listen etc. zusammengefügt werden.

4. Phase: IT-Servicepartner suchen und Reviews sicherstellen

Ein verlässlicher Service und Support ist gerade bei einer Open-Source-Software wie der Wiki-Technologie sehr wichtig. Kann dies unternehmensintern nicht sichergestellt werden, ist ein verlässlicher IT-Servicepartner unverzichtbar. Zusätzlich können mithilfe von regelmäßigen Reviews eine Bewertung, Bereinigung und Hilfestellung technischer, inhaltlicher und struktureller Art vorgenommen werden.

Alles in allem kann im Gegensatz zu klassischen Methoden mithilfe eines Wikis die Prozessdokumentation effizienter gestaltet werden. Organisatorisches Wissen wird strukturiert gesammelt, konserviert und durch alle Prozessbeteiligten weiterentwickelt. Damit entsteht eine hohe Prozessqualität, die nur erfolgsversprechend für jedes Unternehmen sein kann.

Qualitätsmanagementsysteme mit Wiki-Technologie unterstützen
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