Compliance (Regeltreue) ist für Unternehmen angesichts der Finanz- und Bankenkrise und der Korruptionsskandale in den letzten Jahren  immer wichtiger geworden. Es handelt sich dabei jedoch nicht nur um das nüchterne Einhalten von Regeln, sondern auch um die prophylaktische Beachtung von gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben, von vertraglichen Beziehungen zu Kunden und Lieferanten und von Vorgaben zu Verhalten, Ethik usw. Es geht bei Compliance also darum, zu handeln, bevor ein Verstoß eintritt. Doch wer ist für den Aufgabenbereich Compliance zuständig und wie lässt sich ein bestehendes QM-System um ein Compliance Management System (CMS) ergänzen?

Compliance ist Aufgabe des Compliance-Beauftragten

Im Wirtschaftsstrafrecht gibt es eine Reihe von Haftungsnormen, die die Durchsetzung von Aufsichtsmaßnahmen von Unternehmen fordern. Denn verstößt ein Unternehmen gegen eine dieser Normen, drohen strafrechtliche Konsequenzen, wie z.B. Bußgelder, Ausschluss von Ausschreibungen, Entzug der Betriebsgenehmigung etc. Damit dies nicht passiert, ist es sinnvoll einen Compliance-Beauftragten einzustellen. Dieser überwacht die Einhaltung von Gesetzen, Normen und Vorgaben und integriert diese in die einzelnen Geschäftsprozesse. Zudem muss er für die Bewertung und Aktualisierung der Compliance-Richtlinien, die Planung von Risikoanalysen und die Planung und Bewertung von Präventions- und Verbesserungsmaßnahmen sorgen. An der Schnittstelle zu anderen Abteilung muss er außerdem Mitarbeiter und Führungskräfte zum Thema Compliance schulen, Berichte für das Management verfassen und Compliance-Audits durchführen.

Compliance ergänzt das QM-System

Ein Compliance Management System lässt sich leicht in ein bereits bestehendes QM-System, wie z.B. nach ISO 9001 integrieren. Die Grundstruktur eines CMS ähnelt der eines QM-Systems: Die Geschäftsleitung und die Führungskräfte müssen sich zu allererst zu einer Einhaltung von Vorgaben verpflichten, Compliance-Ziele aufstellen und so Schritt für Schritt eine Compliance-Kultur vorleben. Zudem müssen sie Mitarbeiter für die Einhaltung sensibilisieren, da sie schlussendlich diejenigen sind, die gesetzliche und andere Vorgaben einhalten und umsetzen müssen. Der Compliance-Beauftragte kann dann darauf aufbauend ein Compliance Management System einführen. Dazu gehören z.B. die Festlegung der für das CMS erforderlichen Prozesse, die Festlegung der Methoden für das wirksame Durchführen und Lenken dieser Prozesse, die Überwachung der Prozesse, die Einführung von Verbesserungsmaßnahmen etc. Ist es dann soweit fortgeschritten, dass Compliance ein integraler Bestandteil eines schon bestehenden QM-Systems geworden ist, ist dies eine große Entlastung für das Unternehmen. Im Zweifelsfall zählt jetzt nicht mehr das unternehmerische Bauchgefühl, sondern eine kontrollierte Unternehmensführung mit sauber geführten Nachweisen, die bei angeblichen Verstößen die Organisation entlasten können.

Warum Compliance eine wichtige Ergänzung für ein QM-System ist

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