PDCA„Wer A sagt, der muss auch B sagen.“ – heißt es im Volksmund. Im Qualitätsmanagement könnte man das umformulieren in „Wer KVP sagt, der muss auch PDCA sagen.“. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (kurz KVP) ist nicht nur zwingend in der ISO 9001 vorgeschrieben, sondern auch äußerst sinnvoll, damit das Qualitätsmanagementsystem das Unternehmen auch nachhaltig unterstützen kann. Und im KVP ist der PDCA-Zyklus eines der wichtigsten Instrumente.

Was ist der PDCA-Zyklus genau?

Der PDCA-Zyklus (oder nach seinem Erfinder William Edwards Deming vielfach auch Demin-Kreislauf genannt) besteht aus 4 Phasen.

P = plan = Planen – In dieser Phase werden für ein konkretes Problem die IST-Situation festgestellt, Ziele für einen SOLL-Zustand festgelegt und Maßnahmen entwickelt, um diese zu erreichen.

D = do = Umsetzen – In der Umsetzungsphase werden die in der Planungsphase festgelegten Maßnahmen umgesetzt.

C = check = Überprüfen – In der Überprüfungsphase werden die Ergebnisse aus den Maßnahmen erhoben und überprüft, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden.

A = act = Verbessern – In dieser Phase werden die Konsequenzen aus dem Abgleich der erreichten Ziele mit den gesetzten Zielen gezogen. Waren die Maßnahmen erfolgreich, so werden diese in der Regel standardisiert. Waren die Maßnahmen nicht erfolgreich, so geht man in der Regel wieder in die Planungsphase über und überlegt sich andere Maßnahmen, von denen man glaubt, dass diese zur Zielerreichung tauglich sind.

 Die PDCA-Phasen im Detail

In der Planungsphase ist es nötig, ein konkretes Problem zu formulieren. Dazu ist es nötig, das Problem genau zu beschreiben und ebenfalls Informationen darüber und mögliche Ursachen dafür zu sammeln. Daraufhin folgen die Formulierung von möglichst konkreten Zielsetzungen und die Festlegung der Maßnahmen inklusive Zeitplan und Verantwortlichkeiten.

Besonders wichtig in dieser Phase ist das konkrete Problem. „Wir wollen besser werden.“ ist nicht konkret und verhindert einen korrekten, sinnvollen PDCA-Zyklus schon zu Beginn. „Wir möchten die Fehlerrate im Prozess X um Y % senken.“ wäre ein konkreter Ansatz. Wichtig ist ebenso bei der Erstellung des Zeitplans darauf zu achten, wann die Maßnahmen überhaupt messbare Ergebnisse zeigen können. Manche Maßnahmen brauchen mehr Zeit, manche Maßnahmen brauchen weniger Zeit, um ihre Wirksamkeit wirklich beurteilen zu können.

In der Umsetzungsphase ist darauf zu achten, dass die beschlossenen Maßnahmen korrekt und unter Einhaltung des Zeitplans, sowie der Verantwortlichkeiten umgesetzt und ausreichend dokumentiert werden. Die Dokumentation ist wichtig um im weiteren Verlauf verwertbare Informationen zu den Maßnahmen vorliegen zu haben.

In der Überprüfungsphase werden die Ergebnisse aus der Umsetzungsphase erhoben und mit den gesetzten Zielen (also dem angestrebten SOLL-Zustand) aus der Planungsphase abgeglichen.

In der Verbesserungsphase werden dann aus den Ergebnissen der Überprüfungsphase die Konsequenzen gezogen. Das heißt, wenn sich die Maßnahmen als sinnvoll erwiesen haben und der angestrebte SOLL-Zustand erreicht wurde, so werden die Maßnahmen in der Regel standardisiert und ab diesem Zeitpunkt immer so ausgeführt. Wurde der SOLL-Zustand nicht oder nur teilweise erreicht, so geht man in der Regel wieder in die Planungsphase und muss nach neuen Maßnahmen suchen, um den SOLL-Zustand dann mit diesen zu erreichen.

 Zwei Praxistipps zum Schluss

Erstens – selbst wenn Sie Ihre Ziele beim Durchlauf des PDCA-Zyklus erreicht haben, dann hindert Sie niemand daran, trotzdem wieder in einen neuen Zyklus zu starten. Mit vielleicht leicht erhöhten Zielen und weiteren Maßnahmen können Sie weitere Verbesserungen umsetzen – denn es heißt ja nicht Verbesserungsprozess, sondern Kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

Zweitens – nehmen Sie sich nicht zu viele Maßnahmen auf einmal vor, Sie können am Ende nicht mehr beurteilen, welche der Maßnahmen zum Erfolg geführt hat. Wenn Sie zum Beispiel für ein Problem drei kostenintensive Maßnahmen umsetzen und Sie die gesteckten Ziele erreicht haben, welche der Maßnahmen war verantwortlich und soll zum Standard werden?

Autorenhinweis:

michael_thodeMichael Thode ist mit der Lösungsfabrik als freiberuflicher Berater tätig. Er unterstützt KMUs bei der Einführung und Optimierung von Qualitätsmanagementsystemen. Als ausgebildeter Qualitätsmanagement-Auditor verfügt er durch jahrelange Tätigkeit in diesem Bereich über zahlreiche praktische Erfahrungen aus den unterschiedlichsten Branchen. Außerdem betreibt er einen Blog, in dem er zu diesem Thema schreibt.

 

 

Bildquelle: CERTQUA, Michael Thode

 

Wer KVP sagt, der muss auch PDCA sagen – Ein Gastbeitrag von Michael Thode
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