Die Basis für die Entwicklung eines Qualitätsmanagementsystems ist die Beschreibung aller relevanten Kern-, Führungs- und Unterstützungsprozesse einer Organisation.  Diese werden später auch im Qualitätsmanagementhandbuch dokumentiert. Um eine nachvollziehbare Positionsbestimmung für alle Führungskräfte und Mitarbeiter zu ermöglichen, bietet sich eine visuelle Gestaltung der Prozessabläufe an. Tabellarische Auflistungen und Flussdiagramme helfen bei einer übersichtlichen Darstellung.

Prozesse tabellarisch aufschlüsseln

Bevor die Prozesse in einem Flussdiagramm dargestellt werden können, ist eine Auflistung der einzelnen Teil- und Subprozesse sowie der Prozessschritte empfehlenswert. So können Mitarbeiter den Zusammenhang der einzelnen Prozessabläufe besser nachvollziehen. Die Darstellung erfolgt vertikal, angefangen auf der obersten Ebene der wesentlichen Leitungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse bis hin zur detaillierten Beschreibung der einzelnen Prozessschritte.

 Tabellarische Prozessbeschreibung
Ebene Leitungsprozesse Kernprozesse Unterstützungsprozesse

1

Prozess

Prozess

Prozess

2

Teilprozess

Teilprozess

Teilprozess

3

Subprozess

Subprozess

Subprozess

4

Prozessschritt

Prozessschritt

Prozessschritt

Prozesse in einem Flussdiagramm darstellen

Sind einmal alle Prozesse übersichtlich aufgelistet, können sie in ein Flussdiagramm übertragen werden. Hierzu müssen zunächst die graphischen Elemente zur Beschreibung von Prozessaktivitäten definiert werden. Eine gute Auswahl an Standardprozesssymbolen bietet die BPMN – Business Process Modelling Notation. Mit dieser Notation können alle denkbaren Ablaufsituationen anschaulich dargestellt werden.

Folgende wesentliche Symbole stehen zur Prozessbeschreibung zur Verfügung:

Prozesssymbole

 

Beispiel Prozess Postbearbeitung:

Unterstützungsprozess Postbearbeitung – Teilprozess Postannahme – Subprozess Postkontrolle

Ziel der graphischen Darstellung der einzelnen Prozessschritte ist die Implementierung in eine große Prozesslandkarte. Sie gibt einen Überblick zu den

  • Kernprozessen der Organisation und deren Reihenfolge
  • Unterstützungsprozessen sowie wesentlichen Schnittstellen zu den Kernprozessen
  • Leitungsprozessen sowie wesentlichen Schnittstellen zu den Kernprozessen
  • Schnittstellen zu Kunden
  • Schnittstellen zu Lieferanten
  • Schnittstellen zu Wettbewerbern

Ist die Landkarte erstellt, kann diese zusammen mit den Darstellungen der Einzelprozesse in das Qualitätsmanagementhandbuch eingefügt werden. Ein sorgfältig geführtes Handbuch ist Grundlage für die Zertifizierung durch eine akkreditierte Zertifizierungsorganisation, die einen anerkannten Nachweis für die Qualitätsfähigkeit der Einrichtung erbringt. Die CERTQUA – Gesellschaft der Deutschen Wirtschaft zur Förderung und Zertifizierung von Qualitätssicherungssystemen in der beruflichen Bildung (www.certqua.de) ist als spezialisierte Zertifizierungsorganisation schwerpunktmäßig im Bereich der beruflichen Bildung aufgestellt.

Wie Sie Prozessabläufe visuell gestalten können

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