Wissen gehört zu den wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens. Gerade in der heutigen Zeit, in der sich Organisationen in einem komplexen und dynamischen Umfeld mit rasend wachsenden Informations- und Kommunikationstechnologien wiederfinden, ist Wissen ein entscheidender Faktor bei der Sicherung der Leistungs- und Qualitätsfähigkeit eines Unternehmens. Auch die Revision der Norm ISO 9001:2015 geht auf die immer stärker werdenden Anforderungen ein und fordert ein gut durchstrukturiertes Wissensmanagement. Jedoch ist der Umgang mit der Ressource Wissen für viele klein- und mittelständische Unternehmen noch keine Selbstverständlichkeit. Folgende 5 Schritte zeigen wie Unternehmen ein Wissensmanagement einführen und dabei die Dimensionen Mensch, Organisation und Technik miteinander vereinen können. Denn beim Wissensmanagement geht es vor allem darum, das Wissen der Mitarbeiter und im Betrieb insgesamt zu erschließen und mit Hilfe von technischen Mitteln für alle zugänglich zu machen.

1. Wissensmanagement-Projekt initiieren
Am Anfang des Projekts „Wissensmanagement einführen“ sollte immer die Formulierung eines Ziels stehen. Hier lohnt sich die Beantwortung folgender Fragen: Warum ist Wissensmanagement wichtig für uns? Was wollen wir durch Wissensmanagement langfristig erreichen?
Ein weiterer wichtiger Schritt der ersten Phase ist die Aufstellung eines Projektteams und die Klärung der Verantwortlichkeiten. Dazu gehört auch die Erstellung eines Zeitplans, um den Zeitaufwand für das Projekt abzuschätzen. Zusätzlich lohnt es sich, wenn zunächst ein Schwerpunkt gesetzt wird, wo das Wissensmanagement eingeführt wird. Als Pilotprojekt kommt bspw. eine Abteilung oder ein spezielles Aufgabengebiet in Frage.

2. IST-Zustand analysieren
In der Analysephase wird der gegenwärtige Status des Wissensmanagements im Unternehmen unter die Lupe genommen. Hier gilt es Vorgehensweisen, Methoden und Prozeduren auf ihre Zukunftsfähigkeit hin zu überprüfen. Dazu bieten sich insbesondere workshopbasierte Verfahren und Mitarbeiterbefragungen an. Für die Bestandsaufnahmen eignet sich besonders die Beantwortung folgender Fragen: Welches Wissen wird zurzeit, in welchen Arbeitsschritten erzeugt oder angewendet? Welche Werkzeuge zur Unterstützung des Wissensmanagement nutzt das Unternehmen bereits? Welche Werkzeuge müssen angepasst oder weiterentwickelt werden?

3. Wissensmanagement entwickeln
In der dritten Phase werden geeignete Lösungen für das Wissensmanagement ausgewählt und deren Umsetzung geplant. Dazu gehört die Auswahl von technischen Systemen (Datenbanken, Wikis, Intranet etc.) und Methoden zur Verbesserung der Wissenskommunikation auf personeller Ebene. Anhand von gemeinsam festgelegten Zielen und konkreten Messkriterien lässt sich erkennen, welche Maßnahmen im welchem Umfang gegriffen haben.

4. Wissensmanagement implementieren
Die Umsetzungsphase dauert in der Regel am längsten, da sie mit der Anpassung der internen Unternehmensabläufe und der Schaffung neuer Funktionen (z.B. Wissensmanager, Redakteur) einhergeht. Bei der Implementierung von komplexeren Lösungen, z.B. die Einführung eines neuen IT-Systems lohnt es sich, ein eigenes Projekt mit entsprechendem Budget und Verantwortlichkeiten aufzusetzen. Hier muss auch bedacht werden, dass die Mitarbeiter, die zukünftig mit dem System arbeiten sollen, entsprechend geschult werden. Die neuen Methoden und Werkzeuge müssen dann in die Unternehmensabläufe integriert werden. Hierfür müssen Prozessbeschreibungen angepasst und neue Vorlagen entworfen werden.

5. Projekt evaluieren und nachhalten
Im Rahmen der Evaluierung werden die Ergebnisse der Implementierungsphase zusammengefasst und auf ihren Gesamterfolg überprüft. Anhand dieser Ergebnisse können entweder neue Maßnahmen abgeleitet werden oder laufende angepasst werden.

Alles in allem ist es wichtig, das Verständnis für Wissensmanagement als kontinuierlichen Prozess und Teil der Unternehmenskultur zu fördern. Nur so kann die Ressource Wissen als wichtiger Standortfaktor für Deutschland genutzt werden. Möchten Sie mehr zum Thema Wissensmanagement als Anforderung der Normrevision ISO 9001:2015 wissen? Melden Sie sich für das CERTQUA-Seminar „Wissensmanagement – Auf dem Weg zum lernenden Unternehmen“ an.

Wissensmanagement in 5 Schritten erfolgreich einführen
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