Unter dem Begriff Dokumentation wird im Bereich Qualitätsmanagement die Beschreibung eines Managementsystems eines Unternehmens oder Organisation verstanden. Hierbei werden die einzelnen Tätigkeiten innerhalb einer Organisation in Abhängigkeit von der Unternehmens- und Qualitätspolitik beschrieben.

Entscheidet sich eine Bildungseinrichtung ihr Managementsystem nach einer bestimmten Norm (z.B. nach ISO 9001) durch eine externe akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft zertifizieren zu lassen, besteht eine sogenannte Dokumentationspflicht. Zusammengefasst wird die Systemdokumentation in einem Qualitätsmanagementhandbuch. Dieses enthält Verweise auf Verfahrensanweisungen, mit denen das System in der Bildungseinrichtung realisiert ist.

Neben den zu dokumentierenden Inhalten, legen Normen, wie die ISO 9001 auch das Dokumentenmanagement und die Dokumentenlenkung fest. Dokumentenmanagement bedeutet hier die Handhabung von Dokumenten und Dateien. Die Dokumentenlenkung bezieht sich auf die Tätigkeiten hinsichtlich der Erstellung, Prüfung, Freigabe, Änderung und Verteilung von Dokumenten.

Ist die Doku erstellt, beginnt die eigentliche Begutachtung im Zertifizierungsprozess, die Dokumentationsprüfung. Der Auditor prüft, ob die von der Bildungseinrichtung erstellte Doku den Normanforderungen entspricht und legt seine Ergebnisse in einem Prüfbericht der Unterlagen dar.

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Bildquelle: Gerd Altmann/pixelio.de

 

Was ist eigentlich eine Dokumentation?

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