Zertifizierungsverfahren und AuditierungEntschließt sich eine Organisation Ihre QM-relevanten Prozesse und Abläufe gegenüber ihren Kunden und Geschäftspartnern transparent zu machen und zum Beleg zertifizieren zu lassen, gibt es in Vorbereitung auf das Zertifizierungsverfahren und die Auditierung sieben Schritte, die Unternehmen beachten sollten.

1. Zertifizierungsorganisation auswählen

Für die Zertifizierung eines QM-Systems sind unabhängige, akkreditierte Zertfizierungsgesellschaften zuständig. Nur Zertifikate von akkreditierten Zertifizierern sind international anerkannt und akzeptiert. Unternehmen sollten vor allen Dingen auf die Fachkompetenz des Zertifizierers für die Branche, auf die Unabhängigkeit und die flächendeckende Tätigkeit der Zertifizierungsgesellschaft achten (z.B. CERTQUA).

2. Alle zertifizierungsrelevanten Unterlagen zur Verfügung stellen

Ist eine Zertifizierungsorganisation ausgewählt, muss der Auftraggeber diverse Unterlagen zur Verfügung stellen. Dies sind u.a. das QM-Handbuch, das Organigramm, die Darstellung der Prozesse etc. Desweiteren muss der Auftraggeber einen Ansprechpartner für den Auditoren/ die Auditorin nennen und jegliche Änderungen mitteilen, die Einfluss auf das Managementsystem haben. Diese können z.B. Änderungen des Managementsystems oder Änderungen der Unternehmensstruktur sein.

3. Nach Bedarf ein Voraudit in Auftrag geben

Um mögliche Schwachstellen vor dem Zertifizierungsaudit aufzudecken und das weitere Vorgehen bis zur Zertifizierung festzulegen, gibt es die Möglichkeit ein Voraudit in Auftrag zu geben. Hier beurteilt mittels einer Dokumentenprüfung und einer Vor-Ort-Begehung, ob das QM-System grundsätzlich zertifizierungsfähig ist und wo eventuelle Verbesserungspotenziale liegen. Das Voraudit ist jedoch keine Voraussetzung für die Zertifizierung. Die erbrachten Auditzeiten können auch nicht auf das Zertifizierungsverfahren angerechnet werden.

4. Zertifizierungsaudit durchführen

Für die Durchführung des Audits stimmt der Auditor mit dem Unternehmen einen Auditplan ab. Dieser enthält u.a. Daten zu Auditart, Stand der Managementdokumentation, QM-Beauftragter des Unternehmens, Namen der Auditoren, Termine und Orte des Audits, auditierte Prozesse etc.

Ist der Tag des Audits gekommen, beginnt das Audit mit einem Einführungsgespräch. Hier werden alle Auditteilnehmer vorgestellt und das Vorgehen besprochen. Danach beginnt das eigentliche Audit. Die Auditoren überprüfen anhand von Befragungen der Mitarbeiter und Einsichtnahme in Dokumente die dokumentierten Verfahren und Prozesse auf die Erfüllung ihrer Normanforderungen. Währenddessen dokumentiert der Auditor/ die Auditorin das Auditverfahren sowie die eingesetzten Dokumente.

Nach Beendigung des Audits wird das Unternehmen in einem Abschlussgespräch über das Auditergebnis informiert. Gab es Abweichungen, müssen diese dokumentiert werden. In diesem Fall wird darüber entschieden, ob es notwendig ist ein Nachaudit durchzuführen oder Unterlagen nachzureichen.

5. Zertifikat erhalten

Nach positiver Prüfung der Dokumentation des Zertifizierungsverfahrens und auf Empfehlung des Auditors/ der Auditorin wird von der Zertifzierungsorganisation das Zertifikat erteilt. Das Zertifikat ist je nach Norm 3 – 5 Jahre gültig. Die Voraussetzung dafür sind jährlich stattfindende Überwachungsaudits.

6. Überwachungsaudits durchführen

Während des Überwachungsaudits werden die wesentlichen Normanforderungen geprüft. Zudem werden die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen von möglichen Abweichungen überprüft und bewertet sowie das Beschwerdemanagement überprüft.

7. Rezertifizierungsaudit durchführen

Um die Gültigkeit des Zertifikates zu verlängern, ist kurz vor Ablauf der 3-5 Jahresfrist ein Rezertifizierungsaudit durchzuführen. Beim Rezertifizierungsaudit wird die Wirksamkeit  des gesamten QM-Systems überprüft. Der Ablauf entspricht dem eines Erstzertifizierungsaudit.

Sie möchten Ihr QM-System zertifizieren lassen? Die CERTQUA – Gesellschaft der Deutschen Wirtschaft zur Förderung und Zertifizierung von Qualitätssicherungssystemen in der beruflichen Bildung (www.certqua.de) ist als akkreditierte und spezialisierte Zertifizierungsorganisation schwerpunktmäßig im Bereich der beruflichen Bildung aufgestellt.

Bildquelle: www.clipdealer.com

So bereiten Sie sich auf die Zertifizierung und die Auditierung Ihres QM-Systems erfolgreich vor
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