Mitarbeitergespräche gehören zu einer leistungs- und motivationsfördernden Personalpolitik. Sie beeinflussen die Qualität der geleisteten Arbeit zum einen sowie die Mitarbeiterzufriedenheit zum anderen. Doch welche unterschiedlichen Mitarbeitergespräche gibt es, wie lassen sie sich als Instrument in die Unternehmensorganisation implementieren und wie werden sie vorbereitet und durchgeführt?

Formen von Mitarbeitergesprächen

Mitarbeitergespräche grenzen sich zur alltäglichen Mitarbeiterkommunikation, die im Flur, Fahrstuhl oder in Sitzungen stattfindet, ab. Mitarbeitergespräche werden geplant und von beiden Gesprächsparteien vorbereitet. Zu den  häufigsten Formen gehören Zielvereinbarungs- und Feedbackgespräche. Themen sind die Ziele für die kommende Arbeitsperiode sowie die Leistung in der Vergangenheit. Außerdem gibt es noch Personalentwicklungsgespräche, die Stärken und Schwächen des Mitarbeiters und seine Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Organisation in den Vordergrund rücken. Im Gegensatz zu Zielvereinbarungs-, Feedback- und Personalentwicklungsgesprächen finden Konfliktlösungsgespräche nur zu bestimmten Anlässen statt. Dabei wird möglichst sachlich argumentiert und Lösungen gemeinsam erarbeitet. Kündigungsgespräche finden bei einer Kündigung oder dem freiwilligen Austritt statt. Hier werden die Kündigungsgründe thematisiert und der Mitarbeiter angemessen verabschiedet.

Einführung des Instruments Mitarbeitergespräch

Mitarbeitergespräche lassen sich nur in eine Unternehmensorganisation integrieren, die eine kooperative und mitarbeiterorientierte Führungskultur pflegt. Deshalb sollten schon im Einführungsprozess der Mitarbeitergespräche die Führungsebene und die Arbeitnehmervertretung die Rahmenbedingungen mitgestalten können. Hier eignet sich insbesondere die Erstellung von Gesprächsleitfäden, die vor den Gesprächen von den jeweiligen Parteien vorbereitet werden können. Wichtig für die erste aber auch die zukünftige Durchführung von Mitarbeitergesprächen ist die ständige Evaluation. Hierbei können quantitative als auch qualitative Aspekte gemessen werden. Quantitative Maße sind z.B. die Beteiligungsrate der Mitarbeiter oder die prozentuale Teilnahme von Führungskräften an Schulungen zum Thema. Qualitative Maße sind vor allen Dingen die Einschätzungen von Mitarbeitern und Führungskräften zum Instrument, z.B. ob der Mitarbeiter über die notwendigen Fähigkeiten zur Leistungserbringung verfügt oder ob ihm alle notwendigen Ressourcen dafür zur Verfügung stehen.

Ablauf eines Mitarbeitergesprächs

Zur Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs sollte in Absprache mit dem Mitarbeiter ein Termin in ausreichender vorheriger Zeit sowie die Gesprächsziele vereinbart werden. Auch die Umgebung spielt eine große Rolle. Am besten eignet sich ein neutraler Besprechungsraum, wo sich beide Parteien gegenüber sitzen können. Ist der Tag des Gesprächs gekommen, sollten sich beide Parteien bis zu zwei Stunden Zeit nehmen. Zunächst findet die Kontaktaufnahme statt, bei der sich die  Gesprächspartner begrüßen und durch einen small talk die Atmosphäre lockern. Anschließend beginnt der Informationsaustausch. Hierbei werden die vergangenen Arbeitsleistungen analysiert, was lief gut, was weniger gut.  In der darauf folgenden Argumentationsphase wird die Zielerreichung beurteilt. Nachdem der Mitarbeiter zunächst eine Selbsteinschätzung abgegeben hat, gibt der Vorgesetzte seine differenzierte Einschätzung ab. Daraus kann nun bestenfalls ein Konsens abgeleitet werden. Danach schlägt zunächst der Mitarbeiter Ziele vor, die dann vom Vorgesetzten ergänzt werden. Diese Ziele werden konkretisiert und hinsichtlich der Unternehmensziele bewertet und der Zeitrahmen für die Zielerreichung festgelegt. Um spätere Missverständnisse zu vermeiden, ist es wichtig, die Ergebnisse der Zielbesprechung und die beschlossenen Maßnahmen schriftlich festzuhalten. In der Abschlussphase und in der Nachbereitung des Gesprächs wird reflektiert, ob die Gesprächsziele erreicht wurden und ob mögliche Probleme im Gesprächsverlauf identifiziert wurden.

Zusammenfassend lässt sich konstatieren, dass für jedes Unternehmen die Mitarbeiter die wichtigste Ressource sind. Mitarbeitergespräche verbessern die Koordination und die Zusammenarbeit und erhöhen die Motivation der Mitarbeiter. Nur so können die gesetzten Unternehmensziele erfolgreich erreicht werden und die langfristige Qualität sichergestellt werden.

Wie Sie Mitarbeitergespräche richtig führen

One thought on “Wie Sie Mitarbeitergespräche richtig führen

  • February 23, 2016 at 11:00 am
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    Hallo,

    vielen Dank für den zusammenfassenden Artikel. Ich möchte gern noch den Punkt Vorbereitung ergänzen. Aus meiner Sicht gehört hier natürlich noch das Ermitteln von möglichen bzw. relevanten Kennzahlen dazu. Natürlich abhängig vom Anlass des Mitarbeitergespräches. Geht es zum Beispiel um ein quartalsweise Bewertung und Zielvereinbarung könnten Verspätungen oder Ähnliches relevant sein.

    Liebe Grüße

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