Was können Bildungsträger tun, um hohe Auditaufwände zu vermeiden?
Mit Einführung der AZAV wurde die Zulassung von Trägern auf 5 Jahre ermöglicht. Die Zertifizierung gemäß ISO 9001/ 29990 dagegen, ist auf 3 Jahre befristet. Dies führt im Ergebnis bei Trägern, die für beide Systeme zertifiziert sind, zu unterschiedlichen Laufzeiten der Zertifikate.
Gesetzliche Ausgangslage/ Bezugsnormen:
Gesetz zur Verbesserung der Eingliederungschancen am Arbeitsmarkt
Vom 20. Dezember 2011
§ 181
…..(5) Die fachkundige Stelle kann die Zulassung maßnahmebezogen und örtlich einschränken, wenn dies unter Berücksichtigung aller Umstände sowie von Lage und voraussichtlicher Entwicklung des Arbeitsmarktes ge-rechtfertigt ist oder dies beantragt wird. § 177 Absatz 3 Satz 2 und 3 und Absatz 4 gilt entsprechend.
§177
…..(3) Die Akkreditierung ist bei der Akkreditierungsstelle unter Beifügung der erforderlichen Unterlagen zu beantragen. Die Akkreditierung ist auf längstens fünf Jahre zu befristen. Die wirksame Anwendung des Qualitäts-managementsystems ist von der Akkreditierungsstelle in jährlichen Abständen zu überprüfen.
Begründung der Verordnung über die Voraussetzungen und das Verfahren zur Akkreditierung von fachkundigen Stellen und zur Zulassung von Trägern und Maßnahmen der Arbeitsförderung nach dem Dritten Buch Sozialgesetzbuch (Akkreditierungs-und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung -AZAV) (Stand: 05. April 2012):
Absatz 4
Gemäß § 181 Absatz 5 Satz 2 in Verbindung mit§ 177 Absatz 3 Satz 2 SGB III beträgt die Dauer der Zulassung von Trägern und Maßnahmen längstens fünf Jahre. Damit wird die Dauer der Zulassung im Vergleich zur AZWV um zwei Jahre verlängert. Diese Regelung wurde von der Praxis hinsichtlich der Zulassung von Trägern begrüßt.
Wie bereits erwähnt, hat die Gesetzeslage zur Folge, dass eine Organisation, die
- ein zertifiziertes QMS gemäß ISO 9001 und/oder ISO 29990 und
- eine Trägerzulassung gemäß AZAV hat
unterschiedliche Laufzeiten der Zertifizierung/ Zulassung hat.
In diesem Zusammenhang ist ferner zu berücksichtigen, dass für beide Systeme im Rahmen der ISO 17021 und 17065 die identischen Regelwerke zur Aufwandsermittlung relevant (insb. IAF MD 5:2013) sind.
Daraus folgt, dass der Auditaufwand für eine erneute Trägerzulassung dem Aufwand einer Re-Zertifizierung ISO 9001/ 29990 entspricht.
Die Freigabe der AZAV erfolgte zum 01.04.2012. Dies hatte unterschiedliche Vorgehen der Träger zur Folge. Viele Träger beantragten die Zulassung gem. AZAV im Rahmen einer Überwachungsauditierung ISO 9001/ 29990. Teilweise haben Träger die AZAV-Zulassung auch zeitlich getrennt von der ISO beantragt, z.B. die ISO-Zertifizierung im Januar und die AZAV-Zulassung im Juli. Dafür gab es unterschiedliche Gründe. Zum Teil spielten Marketingaspekte eine Rolle, zum Teil strebten Träger eine Vorreiterfunktion in ihrer Region an. Ein anderer wichtiger Grund waren aber auch unterschiedliche Auslegungen der Übergangsregelungen (AZWV/ AZAV). Eine weitere Gruppe Träger konnte die Umstellung auf die AZAV im Rahmen einer regulären Erst- oder Re-Zertifizierung durchführen.
Alle Träger haben entsprechend der bereits geschilderten Umstände spätestens ab der ersten Re-Zertifizierung unterschiedliche Laufzeiten und Auditzyklen.
Zur Verdeutlichung folgende Beispiele für mögliche Kombinationen im Jahr 2015:
- Re-Zertifizierung und Trägerzulassung gemäß AZAV
- Re-Zertifizierung und 1. oder 2. oder 3. Überwachungsaudit AZAV
- 1. oder 2. Überwachungsaudit ISO und Trägerzulassung gemäß AZAV (im Moment noch selten, in 2017 regelmäßig aktuell)
Vor dem Hintergrund dieser Kombinationsmöglichkeiten, stellt sich für den Träger die Frage, wie der weitere Verlauf der Zertifizierung/ Zulassung gestaltet werden kann. Hierzu kann keine generalisierte Aussage getroffen werden. Vielmehr muss jeweils die individuell vorliegende Situation des Trägers geprüft werden. Erst dann kann eine Aussage getroffen werden, wie sich der Träger am besten aufstellt. Zu berücksichtigen ist dabei natürlich auch die Tatsache, dass eine erneute Trägerzulassung eine Erhöhung des Aufwandes bedingt.
Legende zu den Beispielen:
RZ: Re-Zertifizierung ISO 9001/29990
Ü1: 1. Überwachungsaudit ISO 9001/29990
Ü2: 2. Überwachungsaudit ISO 9001/29990
AZAV-T: AZAV-Trägerzulassung
AZAV-NT: erneute AZAV-Trägerzulassung
AZAV-T-1,-2,-3,-4: 1., 2., 3., 4. Überwachungsaudit AZAV-Trägerzulassung
PT: Personentag
