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Newsletter Oktober 2013
 

Die 9 häufigsten Fehler bei der Einführung eines QM-Systems und wie man sie vermeiden kann

Häufig wird der Nutzen eines QM-Systems in Unternehmen nicht richtig erkannt oder mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Dies liegt oft daran, dass schon bei der Einführung eines QM-Systems deutliche Fehler gemacht werden. Neben normbezogenen Fehlern, die bei der Planung und Umsetzung von Maßnahmen nach bestimmten Normforderungen entstehen, gibt es die systembezogenen Fehler. Diese beziehen sich insbesondere auf das Gesamtprojekt der Einführung und Zertifizierung des QM-Systems.

Die 9 häufigsten Fehler

Fehler 1: Das Projekt Einführung eines QM-Systems seitens der Geschäftsführung nicht fördern

Häufig entscheidet sich eine Geschäftsleitung nicht freiwillig, sondern unter dem Druck des Wettbewerbers für die Einführung eines QM-Systems. Dies hat zur Folge, dass die Leitung die Einführung zwar beschließt, aber danach nicht weiter fördert. Um dies zu vermeiden und eine hohe Akzeptanz bei Führungskräften und Mitarbeitern zu erzielen, sehen Normen wie z.B. die ISO 9001 vor, dass die Geschäftsleitung eine Selbstverpflichtung bzgl. der Entwicklung und der ständigen Verbesserung der Wirksamkeit des QM-Systems nachzuweisen hat. Dazu gehören beispielsweise die Formulierung einer Qualitätspolitik und die Überwachung des Projektfortschritts. Bekennt sich die Leitung klar zum QM-System und fungiert gar als Vorantreiber, lässt sich auch die Einführungszeit des Projekts erheblich verkürzen.

Fehler 2: Nach der Einführung eines QM-Systems wird alles von selbst besser

Nicht selten besteht die Erwartung, dass Prozesse und Dienstleistungen nach Einführung und Zertifizierung des QM-Systems wie von selbst besser werden. Normen wie die ISO 9001 sind jedoch Qualitätsnormen, die lediglich einen Mindeststandard fordern. Das wird  allein dadurch deutlich, dass die Normen so ausgelegt sind, dass sie von vielen Unternehmen ohne größere Probleme erfüllbar sind.

Fehler 3: Sich nicht mit dem QM-System identifizieren

Wenn sich Mitarbeiter mit dem QM-System nicht identifizieren können, dann liegt es häufig daran, dass sie vom Sinn und Nutzen nicht überzeugt sind, die Kommunikation zum Projekt selbst nicht ausreichte oder das Tagesgeschäft Vorrang hat. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, dass abweichende Meinungen und Vorstellungen zu Beginn des Projekts diskutiert werden. Darüberhinaus sollten die Betroffenen während des Projekts über den aktuellen Stand der Dinge in ausreichender Form informiert werden. Anregungen und Kritikpunkte sollten von ihnen jederzeit angebracht werden können.

Fehler 4: Bei der Einführung des QM-Systems planlos vorgehen

Herrscht im Unternehmen noch keinerlei Erfahrungen mit der Implementierung eines QM-Systems, fehlt oft auch das Wissen darüber, wie das Projekt geplant werden kann. Daher empfehlen sich folgende acht Phasen: Projektvorbereitung, Schulung, Ist-Analyse, Soll-Konzeption, Dokumentation, internes Audit, Zertifizierung und Weiterentwicklung. Wichtig ist, dass sich die QM-Beauftragten nicht verzetteln, da dies Kosten nach sich ziehen würde.

Fehler 5: Kosten- und Zeitaufwand unterschätzen

Die Einführung eines QM-Systems ist immer ein komplexes Projekt. Es tangiert alle Unternehmensbereiche und führt oftmals zu umfassenden organisatorischen Veränderungen. Die dafür anfallenden Kosten werden oftmals zu knapp kalkuliert. Deshalb ist eine gut durchdachte Kostenplanung entscheidend. Um einen Überblick über die zu erwartenden Kosten zu gewinnen, sollten folgende Kostenarten berücksichtigt werden: interne Kosten (Personalkosten für Sichtung und Analyse der Prozesse), Beratungskosten (Einsatz von externen Beratern) und Zertifizierungskosten. Ebenso wie bei den Kosten gibt es auch bei der Projektdauer eine Reihe von Einflussfaktoren, die sich beschleunigend oder hemmend auf die Einführungszeit des QM-Systems auswirken. So hängt die Projektdauer davon ab inwieweit die Mitarbeiter beteiligt werden, ob sie geschult und für die Projektarbeit freigestellt werden. Zudem ist die Unternehmensgröße ein wesentlicher Einflussfaktor.

Fehler 6: Mitarbeiter unzureichend schulen

Mitarbeiterschulungen im Zusammenhang mit der Einführung eines QM-Systems sind von großer Bedeutung. Gelingt es nicht, diese an das QM-System heranzuführen, können sie sich nicht damit identifizieren und sind nicht in der Lage das System weiterzuentwickeln. Deshalb sollten Unternehmen auf allen personellen Ebenen Schulungen anbieten. Die Inhalte sollten sich insbesondere auf Kenntnisse der Normforderungen, Kenntnisse des Projektmanagements und elementare QM-Techniken sowie den Umgang mit Qualitätsmanagementhandbüchern und Audits beziehen.

Fehler 7: Schwachstellenanalyse nicht ehrlich durchführen

Oftmals ist zu beobachten, dass eine Schwachstellenanalyse aus zwei Gründen unterbleibt:
• Mitarbeiter haben Angst, für eine unentdeckte Schwachstelle verantwortlich gemacht zu werden und so eine Abmahnung oder gar Kündigung zu bekommen
• Den Mitarbeitern fehlt das methodische Wissen, wie sie ihre Prozesse definieren oder analysieren können.
Um Mitarbeitern die Angst vor Fehlern zu nehmen, sollte eine Qualitätskultur ausgehend von der Geschäftsführung gelebt werden, nach dem Motto „Jeder darf einen Fehler machen, ohne dafür bestraft zu werden.“ Fehlt den Mitarbeitern das nötige Wissen, ist es ihnen in Schulungen zu vermitteln.

Fehler 8: Das Zertifizierungsaudit fehlerhaft planen und durchführen

Vor der Zertifizierung des QM-Systems können vielerlei Probleme auftreten. Z.B. indem die Auswahl der Zertifizierungsgesellschaft mehr oder weniger dem Zufall überlassen wird, dass der externe Auditor ungeprüft akzeptiert wird oder die Möglichkeit eines Voraudits nicht erwogen wird. Hier hilft eine gut durchdachte Planung.

Fehler 9: Nach der Zertifizierung alle Fünfe gerade sein lassen

Häufig lassen nach der Zertifizierung des QM-Systems die QM-Aktivitäten schlagartig nach. Dabei ist die Zertifizierung nur ein erster Schritt. Die Basis für eine kontinuierliche Verbesserung bilden regelmäßige Prozess- und Systemaudits, sowie die mindestens einmal jährlich durchzuführenden Managementbewertungen, die von den Regelwerken auch gefordert werden. Nur so kann ein Unternehmen langfristig auf Erfolgskurs geführt werden.
Die Zertifizierung von Qualitätsmanagementsystemen übernehmen akkreditierte Zertifizierungsorganisationen, die die Systeme mit anerkannten Normregelwerken abgleichen und bewerten.

Tipp:

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