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Newsletter Oktober 2013
 

Wichtige Fristen für die Re-Zertifizierung, Folgezertifikate und Überwachungsaudits

1. Fristen für Re-Zertifizierung und Folgezertifikate:

Fristen zur Durchführung eines Re-Zertifizierungsaudits gemäß Beschluss des Sektorkomitees SK-M (Stand 16.01.2013):

Re-Zertifizierungsaudits sind so durchzuführen, dass eine lückenlose Anschlusszertifizierung gewährleistet ist. Dabei kann die Entscheidung zur Re-Zertifizierung in einem Zeitfenster von +/- 3 Monaten zum Ablaufdatum erfolgen. Dies jedoch nur unter der Bedingung, dass das Re-Zertifizierungsaudit vor dem Ablaufdatum des Zertifikats erfolgt ist und das Folgezertifikat unter Beibehaltung der der 3-Jahre Laufzeit an das bisherige Zeitintervall anschließt. Tagt der Zertifizierungsausschuss also erst nach Ablauf des alten Zertifikats erfolgt eine Verkürzung der Laufzeit des neuen Zertifikats.

Beispiel: Das alte Zertifikat läuft am 31.03.2013 aus. Das Re-Zertifizierungsaudit muss vor diesem Termin durchgeführt werden, also bspw. am 15.03.2013. Der Zertifizierungsausschuss tagt erst am 15.04.2013, also nach Ablaufen des alten Zertifikats. Das neue Zertifikat hat demnach eine Laufzeit bis 31.03.2016.


2. Fristen für 1. Überwachungsaudit nach Erstzertifizierung:

Das 1. Überwachungsaudit das der Erstzertifizierung folgt, muss innerhalb von 12 Monaten nach der Erstzertifizierung durchgeführt werden. Hier ist der letzte Audittag ausschlaggebend.

Überwachungsaudits müssen mindestens einmal im Jahr durchgeführt werden. Dabei ist es möglich, den Audittermin um maximal drei Monate nach vorne zu schieben. Der Solltermin orientiert sich dabei am letzten Tag des Zertifizierungsaudits. Aber Achtung: Das Datum des 1. Überwachungsaudits, das der Erstzertifizierung folgt, darf nicht mehr als 12 Monate nach dem letzten Tag des Audits liegen. Hier ist zu beachten, dass ausreichend Zeit für die Korrektur von etwaigen Abweichungen einzuplanen ist. Bei Nichteinhaltung der Fristen muss CERTQUA die Zertifikate für 3 Monate aussetzen und dann entziehen.
     
Beispiel:
 
Erstzertifizierung 14.-15.06.2011 à Solltermin 2012 à 15.06.2012
 
Frühester möglicher Termin
15.03.2012
Spätester möglicher Termin
15.06.2012
 
Bei der Planung sollte berücksichtigt werden, dass das Verfahren innerhalb von drei Monaten nach dem Solltermin abgeschlossen sein muss. Im Rahmen des Überwachungsaudits kann es dabei zusätzlich zu einer Vor-Ort-Überprüfung von zugelassenen Maßnahmen gemäß AZWV/AZAV kommen. Im Fokus stehen die unterjährigen Maßnahmen aus der Referenzauswahl. Vorrangig müssen Maßnahmen geprüft werden, für die Mitteilungen über den AMDL-Prüfdienst, örtliche Agenturen für Arbeit oder ggf. TN-Beschwerden vorliegen.



3. Fristen für 2. Überwachungsaudit nach Erstzertifizierung:

Überwachungsaudits müssen mindestens einmal im Jahr durchgeführt werden. Das Auditdatum orientiert sich dabei am letzten Tag des Zertifizierungsaudits bzw. Re-Zertifizierungsaudits. Es besteht die Möglichkeit, den Audittermin um maximal drei Monate nach vorne zu schieben (siehe Schaubild):
 
Beispiel:
Zertifizierung 14.-15.06.2011 à Solltermin 2012 à 15.06.2012
 
Frühester möglicher Termin
15.03.2012
Spätester möglicher Termin
01.08.2012, sofern das Verfahren innerhalb der 3-Monatsfrist abgeschlossen werden kann.