⟩ SERVICE ⟩ NEWSLETTER
Servicecenter
 

Technische Fragen:

Wie groß dürfen meine Uploaddateien sein?

Die Maximalgröße für Ihre Uploaddateien (z.B. für Ihr Qualitätsmanagementhandbuch) beträgt 5 MB. Sollte die Dateigröße 5 MB überschreiten, können Sie Ihre Dokumente in einer ZIP-Datei komprimieren uind im Servicecenter hochladen.

 

Wie lange steht die aktuelle Seite beim Arbeiten im Servicecenter zur Verfügung?

Wenn keine Aktivitäten stattgefunden haben, wird die Seite nach 6 Minuten neu geladen. Ein erneutes Einloggen ist nach 30 Minuten Inaktivität erforderlich.

 

Kann jeder Kunde das Kunden-Cockpit einsehen?

Das Kunden-Cockpit ist nur für den Masterzugang einsehbar.

 

Anmeldung:

Bekomme ich als neuer Nutzer mein Passwort automatisch zugesendet?

Nein, als neuer Nutzer müssen Sie bei erstmaliger Anmeldung  die Zugangsdaten anfordern. Dies können Sie mit  dem Buttons "Zugangsdaten vergessen" neben der Login-Maske tun.

Was ist ein Masteraccount?

Der Masteraccount verfügt über alle im Servicecenter verfügbaren Rechte, z.B. das Recht, neue Benutzer anzulegen. An diese Adresse wird aber auch das Passwort versendet, falls dieses vergessen worden ist.

Wie richte ich einen Masteraccount ein?

Damit wir Ihnen so schnell wie möglich den Masteraccount zum CERTQUA-Servicecenter einrichten können, gehen Sie bitte wie folgt vor:
 
Schreiben Sie eine E-Mail mit der Bitte Ihnen einen Masteraccount einzurichten. Wir senden Ihnen dann eine E-Mail mit einem angehängten Formular zurück. Bitte füllen Sie das angehängte Formular aus und faxen Sie es uns unter der Nummer 0228/42992020 zurück. Wichtig sind die Unterschrift der Geschäftsführung sowie der Firmenstempel.
Bitte beachten Sie, dass es bei einem hohen Meldeaufkommen bis zu einem Werktag dauern kann, bis Ihr Zugang freigeschaltet ist. Sie erhalten über die Freischaltung des Zugangs keine weitere Benachrichtigung von uns.
 
Danach klicken Sie auf der Startseite der CERTQUA Homepage (www.certqua.de) auf den Button "Login Servicecenter". Für die erstmalige Anmeldung des Masteraccounts geben Sie in das Feld Benutzername die Kombination CCIhreKundennummer (z.B. CC12345) ein und klicken Sie auf den Link: Zugangsdaten vergessen?. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier klicken Sie auf "Neues Passwort senden". Ihnen wird dann ein Passwort an die von Ihnen im Formular angegebene E-Mail-Adresse geschickt. Je nach Übertragungsgeschwindigkeit dauert dies nur wenige Minuten. Das neue Passwort nutzen Sie zur ersten Anmeldung. Nach der Anmeldung haben Sie die Möglichkeit, das Passwort in der Benutzerverwaltung zu ändern. Danach können Sie in der Benutzerverwaltung weitere Benutzer anlegen.

 

 

Datenerhebung:

Muss für jedes Audit eine Datenerhebung ausgefüllt werden?

Nein, Datenerhebungen müssen nur für Erstzertifizierungen, Re-Zertifizierungen, Trägerzulassungen und erneute Trägerzulassungen ausgefüllt werden.

 

Kann ich meine Datenerhebung speichern und wieder bearbeiten?

Datenerhebungen können über den Button „speichern“ gesichert werden. Nach dem Absenden sind keine Änderungen mehr möglich.

 

Standortmanagement:

Wie melde ich einen inaktiven Standort wieder aktiv?

Klicken Sie im vertikalen Navigationsbereich des Servicecenters auf "Standortverwaltung". Doppelklicken Sie dann auf den inaktiven Standort, den Sie wieder aktivieren möchten. Klicken Sie dann am Seitenende auf "Standort anmelden". Der Standort wird so wieder automatisch aktiviert.

Wie ändere ich einen Standort oder Fachbereich?

Klicken Sie im vertikalen Navigationsbereich des Servicecenters auf "Standortverwaltung". Doppelklicken Sie dann auf den Standort, den Sie ändern möchten und klicken Sie dann am Seitenende auf "Änderungsanfrage stellen". Es öffnet sich ein neues Fenster, in das Sie Ihre Änderung eintragen können. Sind alle Änderungen vorgenommen, klicken Sie auf "Änderungen absenden". Ihre Änderungen werden so automatisch übernommen.

 

Träger- und Maßnahmenantrag:

Wie viele Zeichen kann ich in die Träger- und Maßnahmenanträge eingeben?

In den Anträgen für die Träger- und Maßnahmenzulassung finden Sie unter den jeweiligen Eingabefeldern die verbrauchten, sowie die gesamt verfügbaren Zeichen.

 

Maßnahmenzulassung:

Kann ich meine erstellte Maßnahmen-Gesamtliste löschen?

Sie können eine erstellte Gesamtliste so lange löschen, bis Sie diese absenden. Nach dem Absenden ist das Löschen nicht mehr möglich.

Wie kann ich eine Maßnahmen-Gesamtliste duplizieren?

Wenn Gesamtlisten oder Maßnahmen schon existieren und in der gleichen oder ähnlichen Form neu eingereicht werden sollen, ist es nicht notwendig, alle Eingaben noch einmal zu machen. Dazu eignet sich die Funktion "Duplizieren" sehr gut. Bestehende Gesamtlisten (zertifiziert und nicht zertifiziert) können so im CERTQUA Servicecenter dupliziert werden. Sie können dann bequem und ohne großen Aufwand die Maßnahmen bearbeiten, anpassen, neue Maßnahmen hinzufügen oder auch löschen.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Loggen Sie sich in das Servicecenter ein
  2. Klicken Sie auf Maßnahmenverwaltung
  3. Suchen Sie die Gesamtliste heraus und doppelklicken Sie diese
  4. Klicken Sie den Button „Gesamtliste duplizieren“
  5. Es öffnet sich ein Fenster zur Bearbeitung
  6. Geben Sie der Gesamtliste einen neuen Namen
  7. Geben Sie den Ansprechpartner ein
  8. Speichern Sie die Gesamtliste
  9. Es wird eine neue Gesamtlistennummer (2015M10****) vergeben
  10. Unter dem Reiter Maßnahmen können Sie die Maßnahmen doppelklicken und bearbeiten oder löschen
  11. Klicken Sie auf „Speichern“, erst dann wird der Maßnahme eine neue fortlaufende Nummer vergeben    
  12. Senden Sie die Maßnahmen zur Referenzauswahl an die CERTQUA.

Es können nur Maßnahmen aus dem gleichen Rechtskreis dupliziert werden. Eine Maßnahme aus dem § 45 kann z.B. nicht in eine Maßnahme nach § 81 dupliziert werden.

 

Wie kann ich eine Maßnahmen-Gesamtliste exportieren?

Wenn Gesamtlisten oder Maßnahmen bereits existieren, können diese im xml-Format auf einen Speicherort exportiert und gespeichert werden (z.B. dem eigenen Rechner unter ‚Eigene Dateien‘). Bei Bedarf können die Daten auch in das Servicecenter wieder zurückgeführt (=importiert) werden.
Das bietet sich an, wenn gleiche oder ähnliche Gesamtlisten oder Maßnahmen erneut eingereicht werden sollen. Dieser Weg erspart die Arbeit, alles komplett neu einzugeben. Änderungen können beliebig vorgenommen werden, wobei der Import immer nur von Rechtskreis zu Rechtskreis (von §45 zu §45 oder §81+ zu §81+) möglich ist)
Ferner können die Daten auch per Mail, per USB-Stick o.ä. an andere Standorte weiter gegeben werden. Das bietet sich besonders für Träger mit mehreren Standorten an.

Exportieren:
Loggen Sie sich in das CERTQUA-Servicecenter ein.

  1. Klicken Sie in der Navigation links auf „Maßnahmenverwaltung“.
  2. Doppelklicken Sie aus der Liste im rechten Teil des Fensters die (alte) Maßnahmenliste, die neu angelegt werden soll. (Beim Überfahren mit der Maus wird die jeweilige Gesamtliste rot unterlegt).
  3. Wechseln Sie vom Reiter „Allgemein“ auf den Reiter „Maßnahmen“.
  4. Klicken Sie unten links auf den Button „Liste exportieren“.
  5. Markieren Sie das Optionsfeld „Datei speichern“ und klicken Sie auf „OK“. Je nachdem welchen Browser Sie benutzen, müssen Sie die exportierte Liste (im xml-Format) aus dem Download-Ordner kopieren und auf Ihrem Rechner ablegen (z.B. in Eigene Dateien oder auf dem Desktop).

 

Wie kann ich eine Maßnahmen-Gesamtliste importieren?

Importieren:

  1. Klicken Sie in der Navigation links auf „Maßnahmenverwaltung“.
  2. Klicken Sie unten links auf den Button „Neue Gesamtliste“.
  3. Geben Sie der Gesamtliste einen Namen Ihrer Wahl.
  4. Wählen Sie den Typ der Gesamtliste aus (Achtung: Einzelmaßnahme nach § 81 über BDKS können immer nur eine Maßnahme beinhalten!).
  5. Wählen Sie aus dem Dropdownmenu „Ansprechpartner“ einen Ansprechpartner aus. Es sind nur bereits angelegte Ansprechpartner möglich.
  6. Klicken Sie auf den Button „Speichern“.
  7. Klicken Sie auf den Button „Massnahme §NN importieren“ (je nachdem, welchen Paragraphen Sie gewählt haben). Sie haben die Möglichkeit, einzelne Maßnahmen als auch Gesamtlisten zu importieren. Daher ist es wichtig hier zu unterscheiden, ob Sie Eine Maßnahme §NN importieren oder ob Sie eine Maßnahmen-Liste importieren. In diesem Beispiel gehen wir von einer Gesamtliste aus.
  8. Klicken Sie also unter dem Punkt „Maßnahmen-Liste importieren“ auf „Durchsuchen“.
  9. Wählen Sie den Speicherort, an dem die zuvor exportierte Liste (siehe Punkt 6) gespeichert haben. Markieren Sie die Liste und klicken Sie auf „Upload“.
  10. Es folgt die Systemmeldung „Liste erfolgreich importiert“.
  11. Schließen Sie das Fenster „Maßnahme importieren“.
  12. Wechseln Sie vom Reiter „Allgemein“ auf den Reiter „Maßnahmen“.
  13. Hier finden Sie nun die importierten Maßnahmen. Diese können durch Doppelklick geöffnet, bearbeitet und auch gelöscht werden. Bitte beachten Sie: die Maßnahmen erhalten erst fortlaufende Nummern (mit 10001 beginnend), wenn Sie diese bearbeitet oder zumindest gespeichert haben.
  14. Am Ende der Bearbeitung können Sie die Gesamtliste an die CERTQUA zur Bearbeitung absenden.

 

Wie muss ich meinen Referenzantrag speichern?

Beim Ausfüllen der Referenzanträge ist ein Speichern der einzeln bearbeiteten Registerkarten erforderlich damit keine Daten verloren gehen.

Wie reiche ich meine Kostenkalkulation zu meinem Referenzantrag ein?

Die Kostenkalkulation kann innerhalb des Referenzantrages erstellt und an diesen angeheftet werden.

 

Wie können Standorte und Berechtigungen hinzugefügt werden?

Standorte hinzufügen:

  1. Klicken Sie im Bearbeitungsmodus der jeweiligen Maßnahme unterhalb der Tabelle „Standorte“ auf den Button „Standort hinzufügen“.
  2. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Standortliste. 
  3. Wählen Sie den Standort (oder die Standorte), den (die) Sie haben möchten per Doppelklick aus.


Berechtigungen hinzufügen:

  1. Im Bearbeitungsmodus der jeweiligen Maßnahme klicken Sie bitte den betreffenden Standort an, sodass er farblich hinterlegt ist.
  2. Scrollen Sie dann im Bild herunter zur Tabelle „Berechtigungen“.
  3. Unter dieser Tabelle befindet sich ein Button: „Berechtigungen für markierte Standorte generieren“ – Klicken Sie auf diesen Button.
  4. Danach erscheint der Standort auch in der Tabelle „Berechtigungen“.
  5. Durch einen Doppelklick auf den Standort in der Tabelle „Berechtigungen“ öffnet sich ein neues Fenster, in dem sie aufgefordert werden, die Berechtigung hochzuladen und anschliessend den Vorgang zu speichern.
  6. Danach schließt sich das Fenster automatisch, Sie scrollen bis ans Ende der Seite, dort erscheint nochmals ein Button „Speichern“, den sie betätigen, um den Vorgang abzuschließen.